Este tutorial foi desenvolvido pela equipe de suporte técnico da Bematech, uma das maiores fabricantes de soluções para automação comercial. Como a ADDMARK faz parte do programa Software Partner Bematech, tivemos acesso a este rico conteúdo que poderá esclarecer eventuais dúvidas sobre os conceitos de automação comercial e legislação para as lojas de varejo do Brasil.
O conteúdo mais específico, como linhas de código para funcionamento do ECF, leitura x, redução z e muito mais, podem ser visualizadas no link: http://www.bematech.com.br/suporte/tutorial/index.html
:: O que é Automação Comercial? ::
Primeiramente, faz-se necessário definir o que é Automação, que consiste na informatização de todas as operações internas da empresa, bem como a integração dessas operações com o mundo externo (fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadoras de cartão de crédito, etc.) e até mesmo com os clientes/consumidores.
O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos, substituíndo procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até chegar à utilização de ferramentas que possibilitam mais controle e melhor gestão do negócio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade.
Como conseqüência, a Automação Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, tais como: indústrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhe claras vantagens competitivas. Em termos bem práticos, por meio da Automação Comercial o varejista pode obter lucros adicionais, cativar e fidelizar o cliente, e aumentar suas vendas.
:: Periféricos de automação comercial ::
Emissor de cupom fiscal (ECF): ECF é um equipamento com capacidade de emitir o cupom fiscal propriamente dito, entre outros documentos de natureza fiscal, é voltado para as funções do caixa e possue três modelos distintos:
• Máquina Registradora (MR)
• Capacidade limitada para cadastrar mercadorias;
• Equipamento que emite cupom fiscal;
• Independe de programa aplicativo externo, uso específico, com teclado e mostrador;
• Discrimina a mercadoria registrada;
• Não realiza automaticamente o cálculo do imposto;
• Impressora Fiscal (IF)
• Equipamento que emite cupom;
• Constitui somente o módulo impressor;
• Recebe comandos de um software externo;
• Existem modelos mais completos, com 2 estações, capazes de imprimir documentos avulsos, como cheques, por exemplo.
• Terminal Ponto-de-Venda (PDV)
• Equipamento que emite cupom;
• Equipamentos sofisticados - são computadores cuja função é voltada para as tarefas do caixa;
• Discrimina mercadoria;
• Determina a alíquota respectiva e a situação tributária;
• Efetua o cálculo do imposto;
• Funciona conectado ao sistema de processamento de dados, emitindo diversos relatórios gerenciais.
Leitores de Código de Barras: Os leitores são equipamentos capazes de capturar as informações contidas nos códigos de barras das mercadorias.
Os leitores transformam o código de barras em uma linguagem que o computador entenda e possa processar, onde a aplicativo fiscal pode buscar em um banco de dados informações relativas ao código lido, como: preço, descrição e demais dados da mercadoria.
Os leitores ópticos, ou scanners, podem ser portáteis, fixos, de leitura CCD ou laser.
Coletor de Dados: Microcomputadores portáteis que podem incluir leitor óptico ou não. Compacto, capacidade de memória variável, utilizado na retaguarda do varejo, possibilidade de transmissão instantânea de dados via radiofreqüência. Alguns coletores de dados possibilitam conexão de periféricos como impressoras, modems, além de poder serem conectados a PCs para enviar e receber informações.
Impressora de Cheques: Impressora inteligente, interpreta os valores dos cheques e os preenche evitando erros de digitação, podendo, inclusive, fazer consulta aos órgãos de proteção ao crédito on-line. Pode estar ligada ao PDV, recebendo comandos para o preenchimento automático do cheque.
Micro-terminal: É um microcomputador de tamanho bem reduzido, com display, teclado para o operador e interfaces de comunicação (RS-232, LAN, etc). Alguns modelos possuem processador e memórias para armazenamento de aplicativos e dados. Possui a principal característica de ocupar pouco espaço na loja.
Balanças Eletrônicas: Balanças eletrônicas são capazes de emitir automaticamente etiquetas com código de barras ou com o preço das mercadorias que necessitem de pesagem e fixação de preço (frutas, verduras, frios, carnes, aves entre outros).
Consulta de Preços - Tira-Teima: Equipamento compacto, conectado à rede, que possibilita aos clientes da loja uma rápida consulta de nome e preço do produto, por meio da leitura do código de barras e um display.
Transferência Eletrônica de Fundos (TEF): Forma de pagamento automatizada por cartões magnéticos (de crédito ou débito), requer uma linha telefônica e aparelhos especiais para comunicação. Este tipo de operação exige um software específico, que deve ser homologado pelas empresas dos cartões a serem utilizados no TEF e integrado à solução de automação comercial. Para grandes lojas, o mais indicado é a solução de TEF dedicado, que utiliza um canal de comunicação exclusivo com as redes de cartões. Para lojas de pequeno e médio porte, o mais indicado é a solução TEF discado, que utiliza como canal de comunicação uma linha telefônica comum.
Impressora de Código de Barras: Permite a criação de etiquetas com código de barras, textos, logotipos. São normalmente utilizadas no recebimento de mercadorias, onde os produtos não-codificados pelo fabricante recebem o código próprio do varejista. Utilizadas também na área de vendas, para codificar os produtos vendidos a granel.
Gaveta de Dinheiro: Gaveta modular com sensor de detecção de gaveta aberta ou fechada, fenda para introdução de cheques e fiação com conexão para PDVs ou impressoras fiscais/não fiscais.
Display Cliente: Display cliente é muito útil quando o estabelecimento deseja apresentar informações para seus clientes com flexibilidade de layout no checkout.
:: Legislação Fiscal - Convênios de ICMS ::
Devido ao forte impacto econômico e as facilidades geradas pelos novos sistemas, foram elaborados alguns convênios fiscais com o objetivo de normatizar o controle da operação do ICMS.
Esses convênios datam de 1986, mas o 156/94 trata diretamente do ECF.
• ICMS 156/94
Cria e nomatiza o uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), com capacidade para emitir cupom fiscal, compreendendo três tipos básicos:
• ECF-MR
• ECF-PDV
• ECF-IF
Leia mais em:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Convenios/ICMS/1994/CV156_94.htm
• ICMS 50/00
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Convenios/ICMS/2000/CV050_00.htm
• ICMS 85/01
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Convenios/ICMS/2001/CV085_01.htm
:: Homologações Fiscais - PAF-ECF ::
PAF-ECF nada mais é do que Programa Aplicativo Fiscal que trabalha com ECF.
Durante muito tempo cada Unidade da Federação (UF) determinava as normas e regras a serem aplicadas sobre tal aplicativo.
Visando centralizar e extinguir essas diferentes normas e regras exigidas pelas diferentes UFs sobre o Programa Aplicativo Fiscal, foi publicado pelo fisco o Convênio ICMS 15/08 e o Ato COTEPE 06/08 de âmbito nacional, onde é determinado que todo Programa Aplicativo Fiscal deve passar por uma análise funcional em um órgão técnico credenciado para que o mesmo possa ser utilizado no varejo.
De posse do laudo da análise funcional a Software-House deverá cadastrar a versão aprovada do programa aplicativo nas UFs onde deseja atuar.
Vale ressaltar que alguns estados podem não exigir tal análise.
Uma das principais mudanças exigidas pelo Ato COTEPE 06/08 é a geração de um arquivo eletrônico de periodicidade diária, tal arquivo deve ser assinado digitalmente garantindo assim que as informações contidas no mesmo foram geradas pelo PAF-ECF. Portanto, o programa aplicativo deverá estar preparado para utilizar Assinatura Digital e assinar os arquivos gerados.
O PAF-ECF deverá fazer controle criptografado do GT (Grande Total) e número de série do ECF, impedindo assim a troca de ECFs entre PDVs. Também foi estabelecido um tempo máximo de diferença entre o relógio do PDV onde é executado o PAF-ECF e o relógio do ECF.
* leia mais sobre o Convênio ICMS 15/08 e o Ato COTEPE 06/08 nos links abaixo:
• Convênio ICMS 14/08:
http://partners.bematech.com.br/bemacast/ac/wp-content/uploads/2008/09/convenio_icms_14_08.pdf
• Convênio ICMS 15/08:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Convenios/ICMS/2008/CV015_08.htm
• Ato COTEPE 06/08:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Atos/Atos_Cotepe/2008/AC006_08.htm
• Alteração do Ato COTEPE 06/08:
http://partners.bematech.com.br/bemacast/ac/wp-content/uploads/2008/09/ato_cotepe_27_08-alteraaao-paf-ecf.pdf
• Roteiro de Análise Funcional do PAF-ECF:
http://partners.bematech.com.br/bemacast/ac/wp-content/uploads/2008/11/rafpaf.pdf
:: Fluxogramas ::
Fluxograma básico do procedimento de emissão do cupom fiscal:
Fluxograma básico do procedimento de emissão do comprovante de crédito e débito (comprovante não fiscal vinculado):
Fluxograma básico do procedimento de emissão do recebimento não fiscal (comprovante não fiscal não vinculado).
:: Dicionário da automação comercial ::
ECF
Emissor de Cupom Fiscal, mais conhecido como impressora fiscal.
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TEF
Transferência Eletrônica de Fundos. É a tecnologia para integração do ECF com as administradoras de cartões de crédito.
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CPU
Unidade Central de Processamento. É o “cérebro” do computador. Nele contém todas as informações e precisa de periféricos como monitor, teclado e mouse para ser utilizado.
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NFP
Nota Fiscal Paulista. É a legislação do estado de SP que objetiva a extinção da sonegação e regulariza a identificação do CPF do consumidor nos cupons fiscais e notas fiscais modelos A e A1, e posterior envio destas informações através do site da secretaria do estado (SEFAZ).
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Pinpad
Equipamento utilizado no TEF cuja função é efetuar a leitura de cartões de crédito ou débito. Este equipamento se interliga a alguma CPU ou micro-terminal e transmite informações criptografadas de acordo com as exigências das administradoras de cartão.
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MFD
Memória de Fita Detalhe. É a memória que armazena todas as informações impressas na impressora fiscal, substituindo a segunda-via da bobina. Desta forma, elimina-se a necessidade de armazenar a segunda-via em papel por 5 (cinco) anos. A MFD não pode ser alterada e tampouco apagada por força da legislação, no esgotamento do dispositivo o mesmo deve ser substituido e o antigo deve ser armazenado em local seguro como um arquivo fiscal eletrônico.
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MF
Memória Fiscal. É um componente incluso em todas as impressoras fiscais. Ela armazena todas as informações de fechamento do dia emitidos pela redução Z e é inviolável. Internamente, a impressora fiscal deve garantir a integridade e a impossibilidade de acesso a esta memória através de resina. No esgotamento da memória, deve-se adicionar outra memória fiscal
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Leitura X
É um relatório que pode ser emitido a qualquer momento do dia e quantas vezes forem necessárias sem o perigo de bloquear a impressora. Contém informações resumidas da movimentação do dia, tais como: venda bruta, venda líquida, valor vendido por aliquota, contadores fiscais, vendas realizadas por forma de pagamento entre outras informações. A cada Redução Z as informações de movimento vendido no período é zerado na Leitura X.
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Redução Z
É o fechamento das operações diária da impressora fiscal. Se a Redução Z referente ao movimento do dia for emitida, nesta data não será mais possível realizar vendas, consequentemente a impressora ficará bloqueada até o dia seguinte. A Redução Z contém informações sobre a movimentação do dia ao qual foi impressa.
